Sebelum persidangan dimulai, pengadilan akan memanggil tergugat melalui surat panggilan. Apabila tergugat berkedudukan di Indonesia, surat panggilan disampaikan secara langsung kepada tergugat. Namun, bagaimana bila tergugat berkedudukan di luar negeri?

Tata cara pemanggilan tergugat yang berkedudukan di luar negeri diatur dalam Nota Kesepahaman Kementerian Luar Negeri dan Mahkamah Agung Republik Indonesia tentang Penanganan Permintaan Bantuaan Teknis Hukum dalam Masalah Perdata No. PRJ/HI/102/02/2018/01 No. 01/NK/MA/2/2018 yang ditandatangani pada tanggal 20 Februari 2018 (“Nota Kesepahaman”). Indonesia belum memiliki peraturan perundang-undangan terkait penanganan permintaan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata, untuk mengisi kekosongan hukum, maka dibuatlah Nota Kesepahaman yang berfungsi sebagai pedoman koordinasi dalam menangani permintaan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata dari pengadilan di Indonesia kepada pengadilan asing dan sebaliknya.

Bantuan teknis hukum dalam masalah perdata yang dapat diminta adalah berupa surat rogatori dan penyampaian dokumen peradilan. Surat rogatori adalah surat permintaan dari negara lain untuk mendapatkan bantuan teknis hukum di bidang keperdataan mengenai, namun tidak terbatas pada bantuan mencari atau mengidentifikasi orang, mencari atau mengindentifikasi aset-aset atau properti, memperoleh keterangan saksi, memperoleh dokumen atau alat bukti lainnya, dan pelaksanaan proses keperdataan.

Sementara itu, dokumen peradilan yang dapat disampaikan termasuk namun tidak terbatas pada gugatan perdata, surat panggilan sidang perkara perdata, surat pemeriksaan saksi, surat pernyataan upaya hukum, surat pernyataan pemeriksaan berkas, putusan atau penetapan pengadilan, surat-surat, akta-akta, dan dokumen keperdataan lainnya.

Kedua bantuan teknis hukum tersebut melibatkan beberapa pihak, antara lain pengadilan di Indonesia, Mahkamah Agung (“MA”), Kementerian Luar Negeri, perwakilan diplomatik negara asing di Indonesia, dan juga perwakilan RI di luar negeri. Yang dimaksud dengan perwakilan RI di luar negeri adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler Republik Indonesia yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan pemerintah RI secara keseluruhan di negara penerima atau pada organisasi internasional.

Berikut ini adalah tata cara permintaan bantuan teknis hukum dalam masalah perdata dari pengadilan Indonesia ke pengadilan asing:

A. Surat rogatori

1. Pengadilan di Indonesia melalui MA menyampaikan surat rogatori kepada negara tujuan. Surat rogatori tersebut harus memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan oleh negara tujuan.
2. MA melalui Kementerian Luar Negeri menyampaikan surat rogatori tersebut kepada pengadilan asing.
3. Kementerian Luar Negeri melalui perwakilan RI di luar negeri meneruskan surat rogatori kepada otoritas berwenang di negara tujuan.

B. Dokumen peradilan

1. Pengadilan di Indonesia melalui MA mengajukan permintaan penyampaian dokumen peradilan dalam masalah perdata kepada negara tujuan. Permintaan tersebut harus memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan oleh negara tujuan.
2. MA meneruskan permintaan tersebut kepada negara tujuan melalui Kementerian Luar Negeri yang ditangani oleh:
   1. Direktorat Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional, dalam hal dokumen peradilan ditujukan kepada Warga Negara Asing atau Badan Hukum Asing;
   2. Direktorat Konsuler/Direktorat Perlindungan Warga Negara Indonesia dan Badan Hukum Indonesia, Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler, dalam hal dokumen peradilan ditujukan kepada Warga Negara Indonesia yang berdomisili di luar negeri.
3. Kementerian Luar Negeri melalui perwakilan RI di luar negeri meneruskan permintaan tersebut kepada otoritas berwenang atau pihak lainnya sesuai dengan ketentuan hukum negara tujuan.

Oleh karena panjangnya prosedur yang harus ditempuh dalam menyampaikan surat panggilan, biasanya sidang pertama dari gugatan yang tergugatnya berkedudukan di luar negeri akan dilaksanakan 2 sampai 3 bulan sejak gugatan didaftarkan di Pengadilan Negeri.

Lebih lanjut, pengadilan asing juga dapat meminta bantuan teknis hukum dalam masalah perdata kepada pengadilan Indonesia. Di bawah ini adalah prosedurnya:

A. Surat rogatori

1. Surat rogatori dari negara asing harus ditujukan kepada MA dan disampaikan melalui perwakilan diplomatiknya di Indonesia atau yang wilayah rangkapannya meliputi Indonesia. Surat rogatori tersebut harus dilengkapi dengan beberapa dokumen pendukung. Untuk lebih jelas, dokumen pendukung tersebut dapat dilihat di Pasal 6 (2) Nota Kesepahaman.
2. Perwakilan diplomatik meneruskan surat rogatori kepada Kementerian Luar Negeri c.q. Direktorat Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional.
3. Kementerian Luar Negeri c.q. Direktorat Hukum dan Perjanjian Sosial Budaya, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional meneruskan surat rogatori kepada MA untuk ditindaklanjuti.
4. MA mengirim bukti tanda terima surat rogatori kepada Kementerian Luar Negeri untuk diteruskan kepada perwakilan diplomatik dari negara asing tersebut.
5. MA meneruskan surat rogatori kepada pengadilan yang berwenang di Indonesia.
6. MA menyampaikan kepada Kementerian Luar Negeri hasil tindak lanjut penanganan surat rogatori dalam bentuk Berita Acara Pemeriksaan untuk diteruskan kepada perwakilan diplomatik dari negara asing tersebut.

B. Dokumen peradilan

1. Permintaan penyampaian dokumen peradilan dari negara asing disampaikan kepada Kementerian Luar Negeri melalui perwakilan diplomatiknya di Indonesia atau yang wilayah rangkapannya meliputi Indonesia. Permintaan tersebut dilengkapi dengan:
   1. Nama pihak yang dituju;
   2. Alamat jelas pihak-pihak berperkara (penggugat atau tergugat) atau wakilnya;
   3. Nama dan alamat saksi yang dimintakan (saksi ahli maupun saksi pihak).
2. Kementerian Luar Negeri menyampaikan permintaan tersebut kepada MA untuk ditindaklanjuti.
3. MA mengirimkan bukti tanda terima penyampaian dokumen kepada Kemnterian Luar Negeri untuk diteruskan kepada perwakilan diplomatik dari negara penerima.

Surat rogatori dan permintaan penyampaian dokumen beserta dokumen terkait lainnya dari pengadilan asing harus disertai terjemahan dalam Bahasa indonesia, kecuali ditentukan lain berdasarkan perjanjian bantuan hukum timbal balik dalam masalah perdata dengan negara asing tersebut.

Semoga bermanfaat.

FREDRIK J. PINAKUNARY LAW OFFICES